Manajemen Keuangan Untuk IT Services

 

Perkenalan.


Tidak ada bisnis yang dapat bertahan apalagi berkembang jika gagal dalam mengatur keuangan bisnisnya dengan efektif. Sama seperti dengan bisnis yang lain , perusahaan penyedia layanan IT yang bergerak pada bisnis komersial ataupun bukan , membutuhkan manajemen keuangan. Manajemen keuangan dapat memastikan jumlah uang yang tersedia untuk menajalankan rencana yang ada ,dapat mememastikan perusahaan mengerti bagaimana uangnya digunakan, dapat memastikan uang digunakan secara efisien atau digunakan untuk membuat inevestasi baru atau yang lainnya, Semua hal itu dibutuhkan untuk memahami bagaimana biaya dari sebuah layanan dapat menghasilkan sesuatu dan bagaimana biaya ini harus dibagi antara pelayanan pelanggan dan hal - hal yang lain , sehingga dapat memperhitungkan dampak dari suatu perubahan didalam permintaan dan pajak dari suatu pelayanan yang digunakan.      

Manajemen keuangan adalah tentang mencari setelah sumber daya keuangan organisasi, memastikan bahwa mereka dengan hati-hati digunakan dan penggunaan mereka adalah benar dipertanggungjawabkan. Manajemen keuangan memastikan bahwa organisasi itu memiliki pemahaman tentang biaya operasi, struktur biaya-biaya tersebut dan hal-hal yang mempengaruhi mereka. Ini membantu organisasi membuat keputusan yang terbaik tentang layanan itu harus menyediakan, cara layanan harus ditetapkan, investasi yang diperlukan untuk pengiriman mereka dan mengubah pola-pola permintaan efek. Mengevaluasi nilai dari layanan bisnis dan, jika relevan, dasar pengaturan harga bagi mereka. Bekerja dengan manajemen portofolio layanan, hal ini membantu organisasi menentukan layanan itu harus menyediakan dan orang-orang yang harus menghentikan atau mengubah dalam beberapa cara.

Manajemen keuangan membantu dengan perencanaan keuangan, memastikan bahwa organisasi rencana sejajar dengan kemampuannya untuk mendukung biaya keuangan dan mengelola risiko. Itu terus melacak yang pengeluaran sehingga ianya jelas bagaimana uang telah digunakan. Dengan secara rutin membandingkan pengeluaran dan pendapatan dengan rencana keuangan dan anggaran, manajemen keuangan akan mengidentifikasi potensi masalah dan mengambil tindakan yang tepat untuk menjaga organisasi pada jalur. Mana penyedia layanan TI biaya untuk layanan, manajemen keuangan akan memberitahu tentang bagaimana ini harus dilakukan dan apa biaya harus dikenakan.

Penyedia layanan ini harus bekerja dalam dunia yang berubah dengan cepat. Bisnis dan konteks di mana mereka beroperasi yang terus berubah, dan penyedia layanan ini harus menanggapi secara cepat dan efektif dengan perubahan ini. Manajemen keuangan yang kuat memungkinkan penyedia layanan TI untuk membuat keputusan yang lebih baik dan lebih cepat menanggapi perubahan. Ini memungkinkan kontrol lebih baik atas pengeluaran, menjamin keputusan investasi suara dan meningkatkan nilai menangkap.

Maksud dan Tujuan

Tujuan manajemen keuangan untuk layanan TI adalah untuk memastikan bahwa menggunakan terbuat dari sumber-sumber keuangan organisasi dan bahwa ini tercapai sesuai dengan kerangka di mana penyedia layanan ini beroperasi.

Tujuan manajemen keuangan adalah untuk memastikan bahwa:

  • sumber daya keuangan tersedia menyelaraskan sepenuhnya dengan rencana organisasi dan persyaratan untuk IT layanan pengiriman;
  • uang dikelola dan dihabiskan dengan bijak;
  • keputusan investasi dan relevan dengan tujuan organisasi;
  • risiko keuangan diidentifikasi dan dikelola secara efektif;
  • tata pemerintahan berada di tempat untuk memastikan efektif pengelolaan sumber daya keuangan dan mendefinisikan akuntabilitas yang jelas;
  • organisasi mematuhi semua relevan kewajiban peraturan keuangan dan keuangan secara keseluruhan kebijakan dan strategi bisnis.
Tujuan utama adalah untuk memastikan bahwa:
 
  • ada sistem yang efektif untuk keuangan perencanaan dan penganggaran;
  • rencana keuangan dan alokasi anggaran diselaraskan dengan portofolio layanan;
  • Semua investasi yang diajukan memiliki kasus bisnis yang memenuhi standar organisasi;
  • Semua risiko keuangan yang signifikan diidentifikasi dan sepenuhnya berhasil;
  • ada kerangka pemerintahan yang tepat di tempat dengan jelas akuntabilitas dan semua mereka yang harus terlatih dalam kaitannya dengan itu;
  • Semua pengeluaran keuangan benar diperhitungkan dan ada proses audit untuk memastikan pelayanan yang tepat sumber daya keuangan;
  • biaya dan nilai dari semua layanan, proses dan kegiatan dipantau, diukur dan dipahami dan tindakan yang tepat diambil berdasarkan kinerja keuangan mereka.

KEGIATAN DAN KONSEP 

 Penganggaran

Hal ini penting untuk merencanakan ke depan untuk memastikan bahwa rencana bisnis sesuai uang yang tersedia. Produk ini perencanaan adalah rencana keuangan atau anggaran yang meliputi diharapkan pengeluaran dan pendapatan untuk jangka waktu tertentu, biasanya satu tahun (keuangan). Pengeluaran dan pendapatan akan dibagi ke dalam kategori untuk memfasilitasi keuangan perencanaan, pengelolaan dan pengendalian.
Anggaran harus mencerminkan layanan yang akan dikirimkan, proyek-proyek baru, investasi dan perubahan lain yang direncanakan. Ianya tidak artikulasi dari apa bisnis harapan untuk melakukan:
ini adalah tentang apa yang dapat secara realistis dicapai. Meskipun demikian, anggaran rencana dan rencana tidak selalu bekerja. Anggaran harus dapat membuat prediksi terbaik tentang organisasi, tapi harus mencakup beberapa kontingensi untuk yang tak terduga.
Anggaran harus menunjukkan bagaimana pengeluaran dan pendapatan yang cenderung berubah selama periode anggaran (misalnya tenaga kerja dan transportasi biaya yang lebih tinggi di musiman sibuk kali).
Suara manajemen keuangan memerlukan pengawasan teratur terhadap anggaran. Ia memberitahu organisasi ketika tindakan yang diperlukan untuk mempertahankan kontrol keuangan, memberikan peringatan dini pengeluaran terlalu tinggi atau pendapatan terlalu rendah; bahwa proyek yang direncanakan tidak didanai atau bahwa orang lain mungkin dibawa ke depan. Manajemen keuangan mungkin memerlukan manajer untuk mengurangi pengeluaran atau meningkatkan pendapatan untuk mendapatkan kembali ke jalur. Kadang-kadang, variasi dalam salah satu bagian dari anggaran akan mengimbangi di tempat lain dan anggaran dapat direvisi sesuai. Sebagai contoh, menurunkan pengeluaran in-house karyawan offset oleh pengeluaran lebih tinggi pada kontraktor.
Namun, anggaran harus tidak pernah diubah hanya untuk membawa mereka ke garis dengan dunia nyata. Variasi yang signifikan yang peringatan yang hal-hal yang tidak seperti yang diharapkan. Tata Kelola yang baik memerlukan manajer untuk mengambil tindakan yang dianggap respon.

Akuntansi

Proses di dalamnya akuntansi mengizinkan penyedia layanan TI untuk memperhitungkan pengeluaran dan pendapatan, menyediakan rincian bagaimana biaya dan pendapatan dibagi antara pelanggan, Layanan dan kegiatan. Analisis ini membantu menentukan costeffectiveness layanan untuk membuat keputusan suara tentang mereka. Hotel ini menyediakan rincian bagaimana biaya dapat dikaitkan dengan pelanggan dan pelanggan kelompok, memungkinkan organisasi untuk mengidentifikasi pelanggan utama dan dampak dari konsumsi layanan mereka. Informasi yang dikumpulkan melalui proses akuntansi menyediakan pemantauan anggaran dengan data pengeluaran dan pendapatan, yang akan digunakan untuk mengevaluasi efektivitas kontrol keuangan dan untuk menentukan jika tindakan diperlukan untuk memperbaiki setiap variasi yang signifikan dari anggaran.

Pengisian

Keputusan apakah untuk mengisi adalah keputusan strategis yang akan diambil dengan perawatan. Pengisian tidak hanya meningkatkan biaya operasi dari penyedia layanan TI, tetapi juga meningkatkan akuntabilitas, paparan dan transparansi. Pelanggan dapat membandingkan apa yang mereka dapatkan dari itu dengan apa yang mereka harus membayar, dan mereka dapat lebih mudah membandingkan penyedia TI mereka rumah dengan alternatif. Pengisian menyediakan sarana untuk mempengaruhi perilaku nasabah, membentuk permintaan dan penggunaan sesuai kapasitas, sehingga mengurangi biaya dan risiko. Tanpa pengisian, banyak pelanggan dan pengguna akan melihat layanan TI sebagai bebas dan akan membuat tuntutan pada layanan ini dengan sedikit minat dalam implikasi keuangan atau operasional. Pengenalan pengisian membantu mengubah sikap.
 

Kasus bisnis

Semua organisasi perlu untuk berinvestasi dengan bijak dan peran kunci manajemen keuangan adalah untuk mengevaluasi proposal untuk investasi untuk menentukan apakah mereka berharga. Suara manajemen keuangan akan memerlukan semua proposal untuk investasi untuk memasukkan kasus yang jelas untuk membuat investasi. Hal ini biasanya mengambil bentuk kasus bisnis.
Kasus bisnis adalah pendukung keputusan dan alat perencanaan proyek kemungkinan konsekuensi dari tindakan bisnis. Inti dari kasus bisnis biasanya analisis keuangan, tetapi pembenaran investasi sering tergantung pada pertimbangan-pertimbangan lebih keuangan.

CONTOH
Pemerintah berharap untuk membangun suatu layanan untuk dengan cepat mengidentifikasi apakah seorang anak telah sebelumnya diidentifikasi sebagai risiko. Jika seorang anak muncul di rumah sakit setempat kecelakaan dan gawat darurat, kewajiban dokter akan dapat memeriksa rincian anak terhadap pada risiko mendaftar dan memberitahu pelayanan sosial jika ada hasil positif. Ini melibatkan cukup besar investasi dalam sistem TI dan layanan dukungan tetapi tidak ada manfaat keuangan yang langsung. Namun demikian, potensi manfaat (misalnya dalam menghindari tidak perlu kematian atau cedera anak beresiko) mengesampingkan biaya keuangan.
Manajemen keuangan, dalam hubungannya dengan manajer bisnis dan pemangku kepentingan utama lainnya, akan menilai kasus bisnis skala dalam kaitannya dengan investasi dan diantisipasi kembali, dampak pada bisnis skala waktu untuk realisasi manfaat, risiko dan Kontinjensi terlibat, kekokohan angka-angka dan kepekaan mereka untuk mengubah. Semua ini harus ditutupi dalam kasus bisnis.
Adalah penting bahwa kasus bisnis membuatnya jelas bagaimana manfaat dan biaya telah dinilai, asumsi-asumsi yang bergantung dan tingkat kepercayaan pada angka. Kasus bisnis kadang-kadang tergantung pada pemandangan sangat optimis atau bahkan meragukan di masa depan, dan itu sangat penting bahwa ini adalah dibuat jelas untuk para pembuat keputusan. Sebagai contoh, hal ini umum untuk kasus-kasus bisnis untuk memprediksi staf tabungan didasarkan pada individu-individu yang menyimpan beberapa menit waktu mereka setiap hari melalui investasi baru. Semua gratis menit dikumpulkan, dihitung biayanya dan disajikan sebagai manfaat, meskipun mungkin ada ada cara praktis untuk menyadari penghematan keuangan. Ini juga akan mengevaluasi kebutuhan sumber daya dan mengambil pandangan pada Apakah organisasi memiliki sumber daya dan kemampuan untuk memberikan. Konsep penting adalah keterjangkauan. Investasi mungkin menawarkan prospek yang luar biasa, tetapi organisasi tidak harus memberikan persetujuan kecuali itu bisa membelinya.

HUBUNGAN DENGAN PROSES MANAJEMEN LAYANAN LAINNYA

Manajemen keuangan untuk layanan TI Pusat Manajemen Layanan TI, dan memiliki hubungan dengan banyak disiplin Manajemen Layanan lain. Interaksi kunci adalah dengan layanan tingkat manajemen, manajemen portofolio layanan, kapasitas manajemen dan manajemen aset dan konfigurasi layanan.

Manajemen tingkat layanan

Layanan Manajemen tingkat (SLM) perlu bekerja dengan pengelolaan keuangan dalam kaitannya dengan biaya diusulkan tingkat layanan yang diperlukan untuk memenuhi organisasi bisnis saat ini dan rencana kebutuhan. Biaya-biaya tersebut akan memberi makan ke dalam perdebatan tentang apa terjangkau dan penyampaian dan, oleh karena itu, apa yang dapat disepakati dalam Perjanjian tingkat layanan (SLA). Jika pengisian di tempat, manajemen keuangan akan terlibat dalam menentukan biaya, termasuk penggunaan pengisian diferensial sebagai bagian dari permintaan manajemen. Manajemen keuangan akan membantu dalam biaya perubahan dan mengevaluasi investasi baru yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan.

Portofolio layanan

manajemen keuangan manajemen berkaitan dengan kasus pengembangan bisnis, penilaian peluang investasi, evaluasi pilihan layanan yang berbeda, evaluasi risiko keuangan dan penentuan layanan nilai. Semua ini pusat untuk keputusan tentang apa yang harus disertakan dalam portofolio layanan atau dihapus dari itu. Manajemen keuangan mampu memberikan kontribusi untuk keputusan mengenai cara terbaik untuk menyediakan layanan yang diberikan, apakah ini harus melalui rumah itu service provider, atau penyedia pihak ketiga. Manajemen keuangan ini juga bertanggung jawab untuk memastikan bahwa dana tersedia untuk mendukung pengiriman portofolio layanan dan untuk memastikan anggaran alokasi sejajar dengan itu.

Kapasitas manajemen

Ketersediaan dan kapasitas manajemen prihatin dengan hemat biaya pengiriman layanan, dan manajemen keuangan dapat membantu dengan menyediakan informasi biaya untuk memungkinkan penilaian dampak keuangan diinginkan tingkat kapasitas dan ketersediaan. Proposal untuk berinvestasi dalam kapasitas baru atau peningkatan ketahanan dapat dinilai oleh manajemen keuangan sebelum tindakan diambil untuk membeli. Mana pengisian di tempat, kapasitas manajemen akan dapat memberikan informasi tentang penggunaan sumber daya yang akan membantu manajemen keuangan yang menentukan biaya.

Layanan manajemen aset dan konfigurasi

Layanan manajemen aset dan konfigurasi mengelola dan memelihara konfigurasi manajemen database (CMDB), yang memegang keuangan dan informasi lainnya pada aset yang diwajibkan oleh manajemen keuangan untuk berbagai penggunaan. Sebagai contoh, dari CMDB, itu harus mungkin untuk mengidentifikasi semua komponen yang diperlukan untuk memberikan layanan yang diberikan dan informasi ini digunakan oleh manajemen keuangan untuk menentukan biaya keseluruhan layanan. CMDB juga memegang informasi tentang aset, seperti tanggal penggantian peralatan dan tanggal penghentian pembaruan lisensi, yang dapat digunakan dalam pengembangan anggaran dan perencanaan keuangan jangka panjang.

Manajemen hubungan bisnis

BRM membantu manajemen keuangan untuk layanan TI untuk memahami bagaimana pelanggan menilai nilai yang mereka dapatkan dari IT services dan apa yang mereka bersedia untuk membayar untuk mereka. BRM membantu pelanggan memahami kebijakan keuangan penyedia layanan TI, biaya, risiko dan isu-isu lain, dan menjelaskan bagaimana biaya penyedia jasa menerjemahkan ke dalam biaya pelanggan. Kritis BRM dapat membantu pelanggan memahami implikasi keuangan dari keputusan perencanaan jangka panjang.

 

Untuk keterangan dan informasi yang lebih lanjut bisa dibaca e-book pada link sumber.

Sumber : buku IT Service Management ISBN 9781906124939

Previous
Next Post »